⑥時短より高密度化する
電話で話した方がいい場合もありますが、メールやLINEやメッセンジャーで済む場合は、そちらで済ませる事で「相互的な時短」になります。作業や思考中は一切の電話を遮断しましょう。Eメールや電話などの冒頭分などを割愛できれば、速度も上がります。そして、なるべくタイムラグなく即時的に返信する事が重要です。
忙しい人や、仕事が出来る人の方が返信は早いと前述しました。溜めると忘れてしまうのが分かっているので、すぐに行動しているのです。情報鮮度を重要視している方もいらっしゃいます。
スタッフ全員と朝礼が出来る機会などは限られてるケースも多々あるので、グループラインなどを活用しましょう。他人に任せられる事と、本当に自分がやった方が効果的で効率的な事を把握しておきましょう。自分の得手不得手を理解し再考し、人に任せるか自分でやるかを考え直しましょう。IT系の人達だと今は、SLACKを使っているみたいですが、歯科医院規模レベルではグループラインで充分だと思います。
任せる準備が出来ていないのであれば、どうやったら人にお願いできるかを考えましょう。システムを作るべきなのか、お願いの仕方１つなのか、褒め言葉１つなのか、臨時給与や昇給昇進を活用するのか、外注なのかを見定めて「自分のやるべきではない仕事」をどうこなしていくか考えましょう。スタッフも賛同する新しい素晴らしい試みがあるのであれば、それを可能にするための時間を作ろうと協力してくれるかもしれません。
私自身、実は人に頼みにくいと思ってしまったり、自分でやった方がいいやと諦めて、非効率的な事も多く自分で行なっていました。その為に、「やりたい仕事」停滞していました。志とスキルと対価があれば、「人に動いてもらう」事は可能です。人を動かずのは簡単ではありませんが、狭い歯科医院では相手に気持ちを考えた上で進めるのが得策です。
更に、カリキュラムやシラバスなどを製作し、スタッフ教育をするガイドラインを一度製作しておくと効果的です。優先順位なども、明確化してあるといいでしょう。それぞれの医院や先生の特異な手技手法などは、教えるのも教わるのも大変です。新人が入る度に、その苦労をするよりは、一度細かく製作しておくことで、後は更新すればいいのです。具体的には患者さんに一言ご了承を得てから、診療中に指導する事がお互いの手間も省き効率的です。
立川北デンタルオフィス院長 櫻田 博雅
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